Potentiële vrijwilligers laten zich vaak afschrikken door het idee dat ze ellenlange vergaderingen moeten bijwonen. Vergaderingen kunnen echter zinvol en leuk zijn: snel, leerzaam en met goede eindresultaten. Alle deelnemers aan de vergadering moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. Met een paar handigheidjes kun je vergaderingen een stuk leuker, sneller en doelmatiger maken. Hier volgt een overzicht. Vaste elementen zorgen voor structuur of houvast tijdens een vergadering.

Bij ieder agendapunt wordt aangegeven hoeveel tijd er is ingeruimd per onderwerp en of het agendapunt een besluit op moet leveren, of ideeën, of dat het alleen bedoeld is om de aanwezigen te informeren. Als er ruimte is voor discussie, dan wordt dat nadrukkelijk op de agenda vermeld (met een tijdsplanning).

Vooraf is ook duidelijk wie notulen maakt en wie de vergadering voorzit.

Ook als gewone deelnemer ben je natuurlijk verantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering:

Je bent op tijd aanwezig.

Je laat anderen uitpraten.

Je aanvaardt de rol van de voorzitter.

Je formuleert kort en bondig.

Je beperkt je tot het agendapunt wat dan aan de orde is.

Je luistert goed naar anderen.

Je bent je bewust van je non-verbale uitingen van ongenoegen

Je doet na de vergadering wat je belooft.

Je accepteert genomen besluiten.

Leg alleen een vergadering vast wanneer het noodzakelijk is. Dikwijls vinden vergaderingen plaats uit gewoonte of uit veiligheid ('er moest maar eens iets te melden zijn').

Verschillende vergadervormen kom je vaak tegen in één vergadering:

Brainstormvergadering / instructievergadering / informatieve vergadering / besluitvormende vergadering.

Er zijn vergaderingen die vooral informatief zijn, zoals werkoverleg of teamoverleg. Moeten er zware besluiten worden genomen, dan is het niet handig om dat in een 'verzamelvergadering' te doen. Beleg dan liever een aparte vergadering met één onderwerp. Dan kunnen deelnemers zich volledig concentreren op dat ene agendapunt.

Laat deelnemers om de beurt de vergadering voorzitten of in groepjes agendapunten voorbereiden en maak ze verantwoordelijk voor de besluitvorming en afhandeling. Zo raakt iedereen weer geïnteresseerd in wat er in de vergadering gebeurt.

Hou het aantal deelnemers aan de vergadering beperkt. Hoe meer volk, hoe meer verschillende visies. Bovendien zullen mensen die niet echt nodig zijn op de vergadering alleen maar hun tijd verspillen. Hetzelfde geldt voor jezelf, als je niet echt nodig bent, blijf dan liever weg. Vraag desnoods het verslag op achteraf.

De omgeving heeft een groot effect op mensen. In een kale vergaderzaal met een enkele TL-balk is het niet lekker brainstormen. Maar als je het de deelnemers te comfortabel maakt, gaan ze er bijvoorbeeld eens lekker lang voor zitten. Dat is vervelend als je een kortere vergadering wilt houden.

Tenzij er een noodsituatie is, moeten vergaderdeelnemers de discipline aanleren om punten op tijd vooraf aan te melden.

Soms zit je gewoon te suffen tijdens een vergadering en bedenk je achteraf nog een punt dat je aan de orde had willen stellen. Geen nood, want vlak voordat de vergadering gesloten wordt, heb je nog een kans: de rondvraag. De rondvraag kun je daarom beter afschaffen.

De voorzitter vat de vergadering aan het eind nog even samen. De notulist maakt het verslag niet langer dan nodig is, of beter nog: maakt helemaal geen verslag, maar maakt een uitvoerige actiepuntenlijst met daarbij duidelijk de plandatum, de inhoud van de actie, wie hem uit moet voeren en wie er verantwoordelijk is voor verdere agendering (indien dat nodig is).