Werven, selecteren en aannemen van vrijwilligers

Werven

De werving van vrijwilligers is voor veel vrijwilligersorganisaties een hele klus. Waar vind je tegenwoordig geschikte vrijwilligers? Daarover kunt u lezen in tips voor het werven van vrijwilligers.

Selecteren en aannemen van vrijwilligers

Steunpunt Vrijwilligerswerk Heumen geeft bezoekers eventueel meer informatie over de vacatures en helpt geïnteresseerden bij het zoeken naar passend vrijwilligerswerk. Uw organisatie is echter verantwoordelijk voor het selecteren van de vrijwilligers. Een aantal tips:

Voorbereiding

Voor je vrijwilligers aan kunt gaan nemen moeten een aantal zaken helder zijn. Er moet gekozen worden bij wie de vrijwilligers zich aan kunnen melden.
Kies iemand die goed bereikbaar is, weet voor welke functies vrijwilligers gezocht worden, weet welke concrete werkzaamheden de vrijwilliger uit moet / kan gaan voeren. Zorg dat je de vrijwilliger een goed beeld kunt schetsen van wat de werkzaamheden inhouden.
Hoe duidelijker dit is hoe eerder mensen geïnteresseerd zijn. Zorg dat je op een rij heeft aan welke voorwaarden iemand moet voldoen. Iemand moet bepaalde vaardigheden bezitten om de taken uit te kunnen voeren. Daarnaast heb je als organisatie bepaalde verwachtingen ten aanzien van de inzet van de vrijwilliger. Denk ook na over welke houding je van je vrijwilliger verwacht. Je vrijwilliger vertegenwoordigt namelijk je organisatie en is vaak degene die in contact komt met de ‘klanten’ van je organisatie.

Het gesprek met de vrijwilliger

Wat kun je in het gesprek allemaal bespreken?

• Leg de vrijwilliger uit wat je organisatie doet.
• Leg de vrijwilliger uit welke werkzaamheden van hem/haar verwacht worden.
• Leg de vrijwilliger uit welke houding je verwacht.
• Vraag de vrijwilliger naar de reden om deze functie te willen vervullen en wat hem/haar er leuk aan lijkt.
• Vraag de vrijwilliger naar zijn sterke en zwakke kanten.
  Waar wil de vrijwilliger ondersteuning bij hebben?
• Werkt de vrijwilliger graag samen of alleen en komt dat overeen met deze functie?
  Vertel de vrijwilliger wat de organisatie hem/haar biedt (verzekering, onkostenvergoeding, feestje, gezelligheid, begeleiding, scholing).
• Spreek een proefperiode af van ten minste een maand. Hierin kan de vrijwilliger bekijken wat het werk inhoudt en of hij/zij het leuk vindt. De organisatie kan bekijken of de vrijwilliger geschikt is.
• Spreek gelijk af dat er aan het einde van de proefperiode een gesprek plaats vindt waarin beiden aangeven of men vindt geschikt te zijn voor deze functie, wat de wensen zijn van de vrijwilliger t.a.v. het werk, wat er minder goed gaat.
• Aan het einde van de proefperiode kan er een vrijwilligersovereenkomst gemaakt worden waarin afspraken genoteerd worden.

U kunt het selectieformulier in het kennismakingsgesprek gebruiken om uw vragen over de vrijwilliger en de antwoorden te noteren.

Aannemen van een vrijwilliger

• Als de vrijwilliger geschikt is kun je hem/haar aannemen. Vind je de vrijwilliger na de proefperiode nog steeds geschikt, dan kun je definitieve afspraken maken over het takenpakket van de vrijwilliger. Iedere vrijwilliger is uniek en heeft zijn sterkere en zwakkere kanten. Benut vooral de sterke kanten. Voor de zwakke kanten zou je de vrijwilliger extra begeleiding kunnen geven, scholing, of een aantal taken door een andere vrijwilliger laten doen.
• Zorg dat je regelmatig met je vrijwilliger een werkbespreking hebt waarin deze aan kan geven waar knelpunten ervaren worden en welke wensen hij/zij heeft. Daarnaast moet de vrijwilliger met vragen bij iemand terecht kunnen.
• Vrijwilligers krijgen ook graag te horen waarin ze goed zijn, dit werkt motiverend.

Afwijzen van een vrijwilliger

• Zorg altijd dat je, zoals hierboven genoemd, de vrijwilliger goed uitgelegd hebt wat je van hem verwacht en een evaluatiegesprek hebt afgesproken die aan het einde van de proefperiode gehouden wordt.
• Als de vrijwilliger niet goed functioneert moet je hem/haar dat eerlijk vertellen. Als de vrijwilliger van te voren duidelijk is verteld wat er van hem/haar verwacht wordt is het makkelijker om in dit gesprek op die eerder genoemde punten terug te komen. De vrijwilliger zal het dan ook eerder begrijpen. Vergeet vooral niet om de vrijwilliger te vertellen wat je goed vindt aan hem/haar.
• Misschien is er binnen je organisatie een andere functie waar de vrijwilliger wel geschikt voor is. Of je hebt een idee bij welke organisatie deze vrijwilliger wel op zijn plek zou zijn. Je kunt hierover ook contact opnemen met het Steunpunt Vrijwilligerswerk.